Gestión de prospectos que mantiene en marcha las buenas oportunidades

Mientras atiende a otros clientes, tu equipo recibe muchas consultas inesperadas. Para cuando alguien puede revisar la bandeja de entrada, quien preguntó quizá ya se fue con un competidor. Puede que los prospectos reciban una respuesta rápida, pero que nadie tenga claro quién se encarga del seguimiento. Como resultado, se pierden muchos prospectos.

Search Intelligence System (SIS) te da una ventaja competitiva al definir y mejorar cómo se gestionan los prospectos. Analizamos cómo se generan y se captan, y cómo tu equipo los organiza y los hace avanzar. Así podemos crear un recorrido del cliente que integra y mejora la forma de trabajar de tu equipo.

Solicita una auditoría de crecimiento →

Dos integrantes del equipo revisan un tablero de prospectos por etapas en un monitor de escritorio.

¿Sabes qué pasa después de que alguien te contacta?

Tu sitio puede captar prospectos de varias formas, como formularios de contacto o de prospectos y solicitudes de llamada y de cita. Es probable que a algunos prospectos se les responda o que entren en conversaciones de venta, pero quizá no sepas cuáles. Los prospectos pueden estar repartidos en varios buzones o no traer datos como teléfono o correo. El personal puede estar muy ocupado y pasar prospectos por alto.

Mostramos el proceso completo de los prospectos al identificar el punto de inicio y el punto final de cada uno: qué le pasa entre un punto y otro, quién le responde y cuándo está listo para ventas. Con Optimización de conversiones mejoramos la captación de prospectos y el proceso para que completen la información que se les pide.

Qué incluye nuestro servicio de Gestión de prospectos

Captación de prospectos en todos tus puntos de contacto

Puedes hablar con los prospectos por varios medios, como los formularios de tu sitio web, llamadas, solicitudes de reserva, chat en vivo y páginas de destino de campañas. Te ayudamos a registrar y estandarizar los distintos medios por los que los prospectos se comunican con tu organización. Con la información del prospecto bien documentada, es más fácil evaluar lo que necesita e identificar a la persona del equipo más indicada para responderle.

Calificación a la medida de tu negocio

A todos nos llega una mezcla de prospectos y oportunidades. Algunos son más valiosos y más urgentes que otros. Podemos ajustar qué información se capta para cada tipo. Así podemos darles el nivel de atención adecuado a los prospectos y oportunidades que más le importan a tu negocio. Nuestro enfoque es ayudarte a optimizar tu proceso de ventas.

Una primera respuesta clara

La gente necesita saber cuándo se recibió su solicitud y cuáles son los siguientes pasos. Revisar quién se encarga de responder significa determinar qué persona o equipo es responsable de contestar las solicitudes. Incluye la información que se da después de una solicitud en un formulario o de una solicitud de reserva, y los procesos internos que sigue el equipo con las solicitudes hechas por teléfono o por escrito. Para ser útil, la respuesta debe llegar a tiempo y coincidir con las expectativas que crea la información de la página.

Seguimiento con propósito

Los prospectos necesitan cosas distintas: una respuesta, una cotización o una conversación de seguimiento que les ayude a decidir. Te ayudamos a identificar los posibles siguientes pasos y la fecha límite para actuar, para que la conversación no se apague después de la primera respuesta. Con el proceso correcto, tu equipo deja de dar seguimiento a prospectos que ya fueron descartados o que no califican.

Visibilidad del embudo y traspaso

Tu equipo necesita poder identificar qué prospectos son nuevos, contactados, calificados, con cita, pendientes o cerrados. Acordamos una serie de pasos prácticos y de responsables para que cada integrante pueda retomar rápido lo que dejó un compañero. El componente de Optimización de ventas se enfoca en los elementos del proceso de ventas que guían a un vendedor para llevar a un prospecto calificado hasta la decisión de compra del cliente.

Mejorar nuestro proceso →

Un proceso de prospectos hecho a tu forma de trabajar

Algunos negocios necesitan devolver la llamada el mismo día a los prospectos que consultan. Otros necesitan priorizar según el tipo de servicio, la ubicación del servicio o el horario de la cita. Hay muchas formas de manejar el seguimiento de prospectos. Empezamos por revisar tus canales de contacto actuales. También revisamos la capacidad de tu equipo y los pasos que das en tu proceso de ventas para facilitar el seguimiento. Después trazamos un seguimiento confiable.

Cómo mejora SIS la gestión de prospectos

01
Lleva el registro de las consultas que quieres gestionar (por teléfono, en persona, por correo, por fax y otros medios) y de los formularios y documentos correspondientes.
02
Define qué información necesitas para determinar qué prospectos atender primero y a dónde enviarlos.
03
Decide quién es responsable de gestionar cada prospecto y qué significa cada estado.
04
Decide cuál debe ser el siguiente paso y cuándo debe hacerse, según tus clientes y tus empleados.
05
Examina los prospectos para determinar cuáles, si los hay, deben descartarse, cuáles deben atenderse primero y cómo deben interactuar tus empleados con ellos.

Organizarte no exige medidas extremas. Puedes elegir un lugar predeterminado para tener una vista central de todas las solicitudes abiertas. También puedes decidir quién es responsable de cada solicitud y definir un proceso para gestionarlas. Por último, puedes decidir cuántas solicitudes se atienden y a qué ritmo. Hay varias opciones para automatizar más el proceso con un CRM y otras herramientas de automatización.

Mide más que la cantidad de prospectos

Un aumento de prospectos puede indicar un crecimiento positivo para tu negocio, pero si solo una pequeña parte está calificada o es localizable, ese dato puede engañar. Es importante ver el proceso completo de gestión de prospectos, desde la primera respuesta, pasando por la conversación calificada, hasta la reserva. Los informes deben analizarse según las metas y las necesidades de tu negocio.

También consideramos el primer punto de contacto del prospecto. Si hay una diferencia importante de volumen entre los canales de prospectos, y uno de ellos se enfoca en la calificación, hay que tomarlo en cuenta al desarrollar y priorizar las mejoras para tu negocio.

Entiende qué cambió y por qué

Un buen plan de gestión de prospectos es algo que tus empleados pueden entender y aplicar con facilidad. Por eso documentamos las distintas etapas de los prospectos, quién es responsable de cada uno y cuáles son los siguientes pasos, si los hay. Esto nos muestra cómo avanzan los prospectos por el embudo. Tomamos una línea base del proceso de gestión de prospectos y, si no hay otros datos, no adivinamos tasas de conversión. Tampoco damos por hecho que una oportunidad está perdida solo porque al prospecto no se le ha contactado.

Si tus empleados no tienen claro qué pasa después de que un prospecto se acerca a tu empresa, la gestión de prospectos es un buen lugar para empezar. Para saber más sobre cómo aborda SIS la gestión de prospectos y otros aspectos del crecimiento de un negocio, consulta nuestros otros servicios.

Tableta con una bandeja de llamadas, correos y consultas por chat junto a un teléfono que está sonando.

FAQ

Preguntas frecuentes

La gestión de prospectos es el proceso de captar un prospecto, evaluar su situación, asignar o tomar una acción, darle seguimiento y registrar su avance hasta que se convierte.

La gestión de prospectos es un proceso completo formado por personas, actividades y decisiones. Un CRM capta y registra esos datos. Según el proceso, se pueden integrar herramientas de automatización.

Puede que no haga falta cambiar el CRM para mejorar la gestión de prospectos. Quizá tengamos que evaluar primero los procesos que siguen los empleados y cambiarlos o mejorarlos, si es necesario.

Los formularios y las llamadas reciben el mismo trato en el proceso de gestión de prospectos. Antes de hacer cualquier cambio, vemos primero cómo tu organización gestiona, documenta y da seguimiento a las llamadas.

Te ayudamos a ti y a tu equipo a entender cómo calificar bien las consultas y canalizarlas a los equipos adecuados. Esto aumenta la productividad, porque el esfuerzo se concentra en las oportunidades más relevantes.

Identificamos las métricas clave según el nivel de madurez que ya tiene el proceso. Estas métricas pueden incluir tasas de reserva, tasas de conversación, la velocidad promedio de los prospectos y otras.

Haz que cada buena consulta cuente

Ayudamos a integrar los procesos de prospectos de tus equipos para que tengas más visibilidad de tu embudo de ventas y puedas actuar rápido ante nuevas oportunidades. Cuéntanos dónde se reciben las consultas y cuál es el siguiente paso. Podemos ayudarte a armar un proceso confiable de gestión de prospectos y a identificar sus vacíos.

Solicita una auditoría de crecimiento → Contacta a SIS