CRM y automatización para que tu equipo esté al tanto de cada conversación

Tu equipo no debería tener que buscar en tres cuentas de correo distintas para encontrar la última interacción con un cliente. No es razonable esperar que siga un proceso cuando la información importante está guardada en lugares diferentes.

Primero estudiamos el proceso que tu negocio ya usa para atender a sus clientes. Si hay oportunidades de contacto con clientes que tu equipo está dejando pasar, ayudamos a identificarlas y captarlas, y a recordarle a tu equipo los siguientes pasos o la comunicación pendiente con el cliente.

Hablemos de tu CRM →
Diagrama impreso de un flujo de recordatorios de citas junto a una tableta que muestra la confirmación de una reserva.

01

Cuando el trabajo ya no cabe en la bandeja de entrada

Un CRM ayuda a registrar la relación entre varias personas y las interacciones entre ellas. Un CRM puede ayudar a automatizar tareas y recordatorios. Un CRM no puede reemplazar por completo las reuniones en persona, pero sí puede liberar tiempo de reunión para conversaciones más productivas.

02

Qué configuramos y mejoramos

01

Un CRM que tu equipo de verdad pueda usar

Analizamos qué información necesita el personal cuando recibe una llamada o una solicitud por escrito de un cliente y armamos el registro de contacto a partir de ese análisis. Para que sirva, hay que registrar datos como el servicio solicitado, cómo se hizo la solicitud, de quién viene, los detalles de la cita y la siguiente acción de quien la atiende. Mantenemos el registro de contacto libre de detalles innecesarios.

Cuando ya hay un CRM en uso, evaluamos cómo se está usando para definir posibles mejoras. Si el equipo no tiene CRM, evaluamos sus necesidades antes de armar una “lista de deseos” de funciones.

02

Responsables y traspasos claros

Las solicitudes nuevas necesitan un responsable. Integramos el CRM con tu proceso para asignar prospectos y actualizar su estado. El proceso determina quién es responsable del prospecto y a quién se le debe traspasar. El CRM aporta transparencia y facilidad de uso a tu proceso de gestión de prospectos.

03

Recordatorios para el trabajo que le toca a las personas

Hay seguimientos que requieren que una persona haga la tarea, y no una alerta del sistema. Por ejemplo, podemos crear un recordatorio para que alguien del equipo llame a un cliente o revise el estado de una propuesta. Nuestra meta es armar un sistema de recordatorios que le permita a la gente cumplir con una acción, y no uno que envíe notificaciones sin fin.

04

Mensajes útiles para el cliente

Usamos la automatización para comunicar confirmaciones y siguientes pasos con la misma voz con la que se comunica tu negocio. Esto ayuda a que los mensajes salgan en el momento correcto. Tu equipo puede programar mensajes para confirmar reservas, pero si la reserva todavía necesita la aprobación de alguien del equipo, no se le debe enviar al cliente una confirmación automática.

05

Formularios y reservas conectados

Analizamos si tus formularios web y solicitudes de reserva se asignan al registro y al responsable correctos. Una solicitud debe incluir los datos que dio el cliente, definir un siguiente paso lógico y evitar que se capture lo mismo varias veces sin necesidad. La mejora de la experiencia y la facilidad de uso del recorrido de reserva y de los formularios corresponde a Optimización de conversiones.

Facilita el seguimiento →
Integrante del equipo de una sala de exhibición revisa el mensaje de un cliente en su teléfono.

03

La automatización debe ajustarse al momento

Los primeros pasos de automatización suelen ser acciones sencillas, como confirmar que se recibió un formulario o crear un recordatorio de seguimiento a partir de una propuesta. Una solicitud de cita programada puede generar una confirmación de forma automática.

04

Nuestro proceso de configuración

  1. 01

    Entender tus procesos actuales

    Para ayudarnos a crear un flujo de trabajo, cuéntanos cómo se mueven por tu negocio los prospectos, las citas, las oportunidades abiertas y las conversaciones con clientes.

  2. 02

    Definir qué necesitas registrar

    Según tus necesidades, completamos las definiciones de registros, campos y estados, y establecemos quién es responsable de esos registros.

  3. 03

    Decidir qué automatizaciones son útiles

    Antes de automatizarlo todo, armamos una lista de prioridades de tareas y mensajes.

  4. 04

    Configurar los escenarios

    Revisamos de cerca qué pasa con un prospecto después de que se agenda y se registra una llamada. Revisamos qué pasa después de ganar o perder una oportunidad.

  5. 05

    Capacitar en el uso

    Determinamos qué alertas son innecesarias y cuáles le generan una preocupación a tu equipo.

No tienes que configurar tus procesos a la perfección desde el inicio. Algo tan simple como un documento compartido para guardar contactos, con un responsable del proceso que programe recordatorios, puede ser la base. Puedes mejorar el proceso poco a poco con los comentarios de tu equipo.

05

Cómo encaja esto en tu sistema de crecimiento

Gestión de prospectos cubre cómo se encuentran, se evalúan, se contactan y se les da seguimiento a los prospectos. Tu CRM y la automatización pueden apoyar ese proceso. Optimización de ventas ayuda a resolver los retos para cerrar. Retención de clientes cubre lo que pasa después de la venta.

Cuanto más constante sea tu equipo al registrar en el CRM la información necesaria, más valiosos se vuelven los informes y más claro queda el proceso de ventas. Los informes ayudan a identificar qué prospectos están calificados, cuánto dura en promedio el ciclo de ventas y dónde están los obstáculos del proceso. Dar seguimiento a estos procesos y a sus variaciones ayuda a mejorar el proceso de ventas y a aumentar las tasas de cierre.

06

Cómo se ve el avance

Evaluamos los procesos y los sistemas por qué tan bien cubren las necesidades del personal y de los clientes, y no por la cantidad de automatizaciones activadas. ¿El personal tiene lo que necesita para atender bien a los clientes y cumplir con los seguimientos?

Cuando hay datos iniciales confiables, evaluamos otras métricas medibles, como la cobertura de respuestas, la existencia de siguientes acciones y la confirmación de citas. Explicamos los límites de esas métricas. No nos apoyamos en un ajuste del software para creer que podemos captar más ingresos.

Integrante del equipo consulta el registro de contacto de un cliente y su historial de actividad en una laptop.

FAQ

Preguntas frecuentes

No necesariamente. Primero entendemos a tu equipo y qué necesita de las herramientas que ya usa. Muchas veces resulta más útil ajustar tus herramientas actuales a lo que tu equipo requiere.

Muchos equipos automatizan procesos como asignar una consulta nueva, crear una tarea de seguimiento, enviar un acuse de recibo electrónico de la solicitud o enviar un recordatorio de cita.

Depende. Algunos formularios web se integran directamente con un CRM. Otros pueden captar las consultas y pasar los datos a un CRM mediante una API. Podemos ayudarte a revisar tus formularios, determinar qué datos llegan al CRM y automatizar procesos a partir de esos datos.

Revisamos el sistema para determinar por qué hay registros de contacto incompletos o duplicados. Definimos reglas y restricciones para las ediciones en el sistema y observamos cómo se comporta con los cambios. Mantener la calidad de los registros es una responsabilidad compartida entre el administrador del sistema y quienes lo usan.

Pon primero a quienes lo usan

Cuéntanos cómo se relaciona tu personal con un cliente y en qué punto pierde ese contacto. Podemos ayudarte a ti y a tu equipo a enfocarse en las interacciones correctas.

Solicita una auditoría de crecimiento → Contacta a SIS